㈜소프트이천

회사 직원이 퇴사를 했을 때 Microsoft 365의 사용자 계정을 바로 삭제할 수는 없습니다. 업무 관련 메일이 올 수 있으므로 일정 기간 메일을 받을 수 있게 해두는 것이 좋습니다. 이런 경우 사용자 사서함을 계속 유지한다면 라이선스 낭비가 됩니다.

그런 경우 사용자 사서함을 공유 사서함으로 변경하세요. 공유 사서함은 라이선스를 할당하지 않고도 최대 50GB의 데이터를 저장할 수 있습니다. 그리고 그 메일을 확인할 사용자에게 바로 사서함을 붙일 수 있습니다.

예를 들어 박 영희가 퇴사를 해서 김 철수가 그 메일을 수신하게 한다고 하면...

• Microsoft 365 관리 센터의 [활성 사용자]에서 박 영희를 선택합니다.

• [메일] 탭에서 [공유 사서함으로 변환]을 클릭합니다.

• [변환]을 클릭합니다.

• 잠시 기다리면 사서함 변환이 완료됩니다.

• [그룹 - 공유 사서함]으로 이동하면 박 영희가 보입니다.
• 사용자를 선택하고...

• 구성원의 [편집]을 클릭합니다.

• [구성원 추가]를 클릭하고...

• 메일을 볼 사용자를 선택하고 [저장]을 클릭합니다. 여러 명을 선택해도 됩니다.

• 공유 사서함 설정이 완료되었습니다.

• 김 철수의 아웃룩은 별다른 설정 없이도, 아래와 같은 상태에서...

• 아래와 같은 상태로 변경되고, 메일을 수신할 수 있습니다.

모든 설정을 마쳤다면 박 영희에게 부여된 라이선스를 제거해도 됩니다.